Frågor - inför projektstart

Frågor att utreda inför start av projekt

• Nuläge på ett mer detaljerat plan och vilka åtgärder behövs? Utgå från informationen som hanteras, tekniska förutsättningar, regelverk och verksamhet.
• Vilka regelverk och strategier behöver uppdateras? Tex Arkivreglemente, strategi för bevarande av elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1), och andra som kan vara relevanta tex IT strategier, e-förvaltning, informationssäkerhet, upphandling och utveckling av IT-system mm.
• Vilken generell kvalitet är det idag på dokumenthanteringsplanerna, vad behöver uppdateras/kompletteras?
• Vilken information är mest prioriterad för e-arkivering? (arkivperspektiv, användar-/verksamhetsperspektiv mm) Vad kan vara lämplig pilot och hur prioriterar vi tågordning?
• Finns handlingar som p g a juridiska krav eller andra skäl omöjliggör ett bevarande i elektronisk form?
• Hur ska underskrifter göras digitalt? Vilka handlingar kräver handskrivna underskrifter? Förändringar möjliga?
• Hantering av original om handlingar finns både på papper och elektroniskt.
• Hur ser processen ut, behövs digitalisering av vissa handlingar?
• Finns digital information som är svår att fånga in och bevara i dagsläget, hur hanteras det?
• Vilka förutsättningar finns att bibehålla informationens kvaliteter såsom autenticitet och tillförlitlighet?
• Finns information som har extra höga krav på säkerhet, åtkomst eller behov av "avlastning" eller liknande?
• Vilka primära verksamhetssystem används och berörs i första hand?
• Hur ser verksamhetssystemen ut ur IT-mässigt perspektiv? Vilka integrationer påverkas?
• Vilka informationssäkerhetskrav ställs?
• Finns planerade IT-förändringar som påverkar hanteringen av informationen?
• Produkt eller tjänst, vilket passar oss bäst?
• Om samverkan med andra kommuner kring införande/förvaltning av e-arkiv är aktuellt - hur ska det ske mer konkret? Juridiska förutsättningar och omfattning, ansvar, roller, finansiering, m m?
• Ska verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2008:4 implementeras? Om ja - planera för detta
• Börja fundera över e-arkivets roll och funktion gällande tex anslutning- och återsökningsmöjligheter, gallring, ansvar och avgränsningar e-arkiv/levererande verksamheter mm.
• Avgränsa vilka frågor som hanteras i e-arkivprojektet och vilka som tillhör verksamhetssystemen resp IT-frågor m m. Tydliggör ansvar

Till aktiviteter inför projektstart