Frågor - inför projektstart
Version från den 30 juni 2014 kl. 09.03 av Mber5 (Diskussion | bidrag) (Skapade sidan med ' '''Frågor att utreda inför start av projekt''' * Nuläge på ett mer detaljerat plan och vilka åtgärder behövs? Utgå från informationen som hanteras, tekniska föruts...')
Frågor att utreda inför start av projekt
- Nuläge på ett mer detaljerat plan och vilka åtgärder behövs? Utgå från informationen som hanteras, tekniska förutsättningar, regelverk och verksamhet.
- Vilka regelverk och strategier behöver uppdateras? Tex Arkivreglemente, strategi för bevarande av elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1), och andra som kan vara relevanta tex IT strategier, e-förvaltning, informationssäkerhet, upphandling och utveckling av IT-system mm.
- Vilken generell kvalitet är det idag på dokumenthanteringsplanerna, vad behöver uppdateras/kompletteras?
- Vilken information är mest prioriterad för e-arkivering? (arkivperspektiv, användar-/verksamhetsperspektiv mm) Vad kan vara lämplig pilot och hur prioriterar vi tågordning?
- Finns handlingar som p g a juridiska krav eller andra skäl omöjliggör ett bevarande i elektronisk form?
- Hur ska underskrifter göras digitalt? Vilka handlingar kräver handskrivna underskrifter? Förändringar möjliga?
- Hantering av original om handlingar finns både på papper och elektroniskt.
- Hur ser processen ut, behövs digitalisering av vissa handlingar?
- Finns digital information som är svår att fånga in och bevara i dagsläget, hur hanteras det?
- Vilka förutsättningar finns att bibehålla informationens kvaliteter såsom autenticitet och tillförlitlighet?
- Finns information som har extra höga krav på säkerhet, åtkomst eller behov av "avlastning" eller liknande?
- Vilka primära verksamhetssystem används och berörs i första hand?
- Hur ser verksamhetssystemen ut ur IT-mässigt perspektiv? Vilka integrationer påverkas?
- Vilka informationssäkerhetskrav ställs?
- Finns planerade IT-förändringar som påverkar hanteringen av informationen?
- Produkt eller tjänst, vilket passar oss bäst?
- Om samverkan med andra kommuner kring införande/förvaltning av e-arkiv är aktuellt - hur ska det ske mer konkret? Juridiska förutsättningar och omfattning, ansvar, roller, finansiering, m m?
- Ska verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2008:4 implementeras? Om ja - planera för detta
- Börja fundera över e-arkivets roll och funktion gällande tex anslutning- och återsökningsmöjligheter, gallring, ansvar och avgränsningar e-arkiv/levererande verksamheter mm.
- Avgränsa vilka frågor som hanteras i e-arkivprojektet och vilka som tillhör verksamhetssystemen resp IT-frågor m m. Tydliggör ansvar