Inför projektavslut

Från e-arkiv
Version från den 27 juni 2014 kl. 14.04 av Mber5 (Diskussion | bidrag) (Skapade sidan med '{{Innehåll}} == Aktiviteter== {| |- valign="top" ! style="width: 45%; text-align: left;"|Överlämning till förvaltning |- |style="width: 45%;"| Förvaltn...')
(skillnad) ← Äldre version | Nuvarande version (skillnad) | Nyare version → (skillnad)
Hoppa till: navigering, sök
Innehåll
Inför beslut om projekt
Inför projektstart
Under projektets gång
Inför projektavslut

Aktiviteter

Överlämning till förvaltning
Förvaltningsorganisation
Förvaltningsplan inklusive förvaltningsbudget Ansvarig: Arkiv- och IT-ansvarig, förvaltningsansvarig, samt ledning
Processbeskrivning leveransförfarande samt mall för leveransöverenskommelse
Dokumentering
Systemdokumentation Ansvarig: IT-ansvarig
Driftdokumentation
Användardokumentation Ansvarig: Förvaltningsansvarig
Utbildning
Utbildad förvaltning och övrig verksamhet Ansvarig: Förvaltningsansvarig
Effektmålmätning
Effektutvärdering Ansvarig: Förvaltningsansvarig
Kommunikation- och förankring
Enligt kommunikationsplan Ansvarig: Kommunikations- informationschef

Frågor att besvara

Frågor att besvara under projektets gång

Exempel

För hjälp med hur man laddar upp en fil.

Begreppslista

Överlämning till förvaltning

Slutgiltig avstämning att alla förvaltningsfrågor är utredda och omhändertagna: Gällande förvaltningsmodell tillämpad för det nya e-arkivet? Den digitala informationsförvaltningen som helhet? Är förvaltningsorganisationen på plats med erforderliga kompetenser roller och befogenheter och ansvar definierade? Vilka gränsytor mot övrig förvaltning inom organisationen? Beskriv förvaltningsprocessen för e-arkiv. Ta fram en förvaltningsplan som omfattar utvecklingsbehov tex avseende ytterligare anslutningar, på kort och lång sikt. Gör även en förvaltningsbudget för inplanerade aktiviterer det första året.

Rutinerna vid leverans till e-arkivet behöver definieras och dokumenteras och det bör finnas en mall för överenskommelse om leverans mellan verksamhet och e-arkiv.

Det är viktigt att säkerställa dokumentationen för e-arkivsystemet. Det ingår i aktiviteten överlämning till produktion att säkerställa att erforderlig system-, drift- och användardokumentation m m är framtagen för e-arkivet, samt att all befintligt dokumentation för system/tjänster som påverkas av det nu införda e-arkivet uppdateras.

Det är alltid viktigt att förbereda förvaltningen under ett införandeprojekt, men särskilt viktigt i e-arkivfallet med tanke på ansvaret för bevarande av information, vilket gör det mer långsiktigt än de flesta andra system .Det är därför extra viktigt att säkra exempelvis framtida interna (~ IT-avdelning) resurs- och infrastruktur-behov om vi köper en produkt. Frågan om framtida skalbarhet är viktig att reda ut oavsett om det är en tjänst eller produkt som upphandlas.

Resultat: Förvaltningsorganisation/förvaltningsmodell, förvaltningsplan inklusive förvaltningsbudget Processbeskrivning/rutin för leveransförfarande, mall för leveransöverenskommelse Uppdaterad systemdokumentation, driftdokumentation, användardokumentation,arkitekturbeskrivningar m m


Utbildning

Utbildning kommer att behövas för e-arkivförvaltning, IT och de verksamheter som ska ansluta till e-arkivet. Det kan underlätta att ta fram ett utbildningspaket riktat till de verksamheter som ska ansluta till e-arkivet. Resultat: Genomförd utbildning för berörda parter, utbildningspaket


Genomför effektutvärdering

Planera, om det inte redan gjorts i samband med definitionen av effektmålen, hur effekterna av e-arkivinförandet ska mätas? När ska de mätas och av vem?