Inför projektavslut
| Innehåll |
|---|
| Inför beslut om projekt |
| Inför projektstart |
| Under projektets gång |
| Inför projektavslut |
Aktiviteter
| Överlämning till förvaltning | ||
|---|---|---|
| Förvaltningsorganisation | ||
| Förvaltningsplan inklusive förvaltningsbudget | Ansvarig: Arkiv- och IT-ansvarig, förvaltningsansvarig, samt ledning | |
| Processbeskrivning leveransförfarande samt mall för leveransöverenskommelse | ||
| Dokumentering | ||
| Systemdokumentation | Ansvarig: IT-ansvarig | |
| Driftdokumentation | ||
| Användardokumentation | Ansvarig: Förvaltningsansvarig | |
| Utbildning | ||
| Utbildad förvaltning och övrig verksamhet | Ansvarig: Förvaltningsansvarig | |
| Effektmålmätning | ||
| Effektutvärdering | Ansvarig: Förvaltningsansvarig | |
| Kommunikation- och förankring | ||
| Enligt kommunikationsplan | Ansvarig: Kommunikations- informationschef |
Frågor att besvara
Frågor att besvara under projektets gång
Exempel
För hjälp med hur man laddar upp en fil.
Begreppslista
Slutgiltig avstämning att alla förvaltningsfrågor är utredda och omhändertagna: Gällande förvaltningsmodell tillämpad för det nya e-arkivet? Den digitala informationsförvaltningen som helhet? Är förvaltningsorganisationen på plats med erforderliga kompetenser roller och befogenheter och ansvar definierade? Vilka gränsytor mot övrig förvaltning inom organisationen? Beskriv förvaltningsprocessen för e-arkiv. Ta fram en förvaltningsplan som omfattar utvecklingsbehov tex avseende ytterligare anslutningar, på kort och lång sikt. Gör även en förvaltningsbudget för inplanerade aktiviterer det första året.
Rutinerna vid leverans till e-arkivet behöver definieras och dokumenteras och det bör finnas en mall för överenskommelse om leverans mellan verksamhet och e-arkiv.
Det är viktigt att säkerställa dokumentationen för e-arkivsystemet. Det ingår i aktiviteten överlämning till produktion att säkerställa att erforderlig system-, drift- och användardokumentation m m är framtagen för e-arkivet, samt att all befintligt dokumentation för system/tjänster som påverkas av det nu införda e-arkivet uppdateras.
Det är alltid viktigt att förbereda förvaltningen under ett införandeprojekt, men särskilt viktigt i e-arkivfallet med tanke på ansvaret för bevarande av information, vilket gör det mer långsiktigt än de flesta andra system .Det är därför extra viktigt att säkra exempelvis framtida interna (~ IT-avdelning) resurs- och infrastruktur-behov om vi köper en produkt. Frågan om framtida skalbarhet är viktig att reda ut oavsett om det är en tjänst eller produkt som upphandlas.
Resultat: Förvaltningsorganisation/förvaltningsmodell, förvaltningsplan inklusive förvaltningsbudget Processbeskrivning/rutin för leveransförfarande, mall för leveransöverenskommelse Uppdaterad systemdokumentation, driftdokumentation, användardokumentation,arkitekturbeskrivningar m m
Utbildning kommer att behövas för e-arkivförvaltning, IT och de verksamheter som ska ansluta till e-arkivet. Det kan underlätta att ta fram ett utbildningspaket riktat till de verksamheter som ska ansluta till e-arkivet. Resultat: Genomförd utbildning för berörda parter, utbildningspaket
Planera, om det inte redan gjorts i samband med definitionen av effektmålen, hur effekterna av e-arkivinförandet ska mätas? När ska de mätas och av vem?
