Inför projektstart

Från e-arkiv
Version från den 30 juni 2014 kl. 09.06 av Mber5 (Diskussion | bidrag)
(skillnad) ← Äldre version | Nuvarande version (skillnad) | Nyare version → (skillnad)
Hoppa till: navigering, sök

Genomför en behovsanalys inklusive övergripande nulägesanalys. De ska ge en övergripande bild av nuläget och vilka behov som e-arkivet skulle svara mot.

Innehåll
Inför beslut om projekt
Inför projektstart
Under projektets gång
Inför projektavslut

Aktiviteter

Genomför nulägesanalys med fokusområdena
* Informationshantering i verksamheten
* Regler, riktlinjer och lagkrav
* Tekniska krav inkl systemkartläggning
* Övriga verksamhetskrav, e-förvaltning
Nulägesanalysen bör innehålla: Ansvarig: Beställare
Projektplan inklusive aktivitets-, resurs- och tidplan
GAP-analys – var måste insatser till?
Prioriteringar
Avgränsningar
Pilot identifierad
Samverkansmöjligheter
Budget
Genomför informationsvärdering
Övergripande Informationsvärdering Ansvarig: Verksamhets- o arkivansvarig
Fastställ arkivredovisningsmodell
Eventuellt beslut om förändrad arkivredovisning Ansvarig: Arkivansvarig, kommunledning
Genomför riskanalys
Riskanalys Ansvarig: Beställare
Kommunikation och förankring
Enligt kommunikationsplan Ansvarig: Informations-/kommunikationsansvarig

Frågor att besvara

Frågor att besvara inför projektstart

Exempel

För hjälp med hur man laddar upp en fil.

Begreppslista

Detaljerad nulägesanalys och analys av vad som krävs för att uppnå målbild, med fokus på
  • Informationshantering i verksamheten
  • Regler, riktlinjer och lagkrav
  • Tekniska förutsättningar och krav
  • Övriga verksamhetskrav och krav på behov av e-förvaltning

Vilka "problemområden" finns och vad behöver åtgärdas. Dels för införande, anslutning och leverans till e-arkiv, men även för övergång till digital informationshantering.


Resultat
  • GAP-analys
    – jämför nuläget med målbild, kartlägg var insatser måste till? Omfattar både informationsförsörjning i verksamheten, regler och riktlinjer, teknik, målgruppsbehov, övriga intressenter m m
  • Projektplan inklusive aktivitets-, resurs- och tidplan, projektorganisation

Att tänka på angående projektorganisation;
Väv in den kommande förvaltningsorgansationen i projektet, och om möjligt får dem att delta aktivt i projektarbetet. Överhuvudtaget är det viktigt att redan i början av projektet påbörja förberedelser för förvaltningsarbetet som startar så snart projektet lämnas över till produktion. ånga aktiviteter i projektet resulterar i produkter som ska säkerställa en hög kvalitet på såväl förvaltning som drift av det framtida e-arkivet; exempelvis förvaltningsrutiner, förvaltningsorganisation, dokumentation av olika slag. Under hela projektets gång bör löpande avstämningar inför den kommande överlämningen till förvaltning göras.

  • Prioriteringar
  • Avgränsningar

Att tänka på angående avgränsningar;
Se till att definiera och identifiera frågor, behov, krav och områden som inte bör införlivas i e-arkivprojektet, utan hör hemma inom respektive verksamhetssystemförvaltning, och avgränsa e-arkivprojektet från dessa.

  • Pilot identifierad

Att tänka på vid val av pilot:
- vilken information är mest efterfrågad? Välj område där stort engagemang hos verksamhet och övriga målgrupper finns.
- hur mycket förarbete krävs i verksamheten eller inom andra områden? Välj något där goda förutsättningar redan finns
- hitta en "lagom stor" (i omfattning) verksamhet
- vad är mest angeläget att leverera till e-arkivet, ur ett verksamhets- och bevarandeperspektiv, t ex av ekonomiska skäl?
- vilket förefaller vara det svåraste området? Piloten prövar då de flesta fallgroparna

  • Samverkansmöjligheter

Att tänka på inför analys av samverkansmöjligheter:
Om det finns intresse av att samarbeta med externa parter (tex andra kommuner eller landsting) så bör omfattning och form för detta undersökas och bestämmas. Det kan vara allt från samarbete i nätverksform till att bilda en gemensam myndighet. Det finns vissa utredningar gjorda angående samverkan, tex av Sambruk och SKL. Detta kan vara lämpligt att ta ställning till i ett relativt tidigt skede då det finns många aktiviteter i förarbetet som kan göras gemensamt och lägger grunden för planeringen av arbetet och kommande e-arkiv.

  • Budget och finansiering

Hur ska pilotprojektkostnaderna finanseras? Stor initialkostnad som hela verksamheten gemensamt ansvarar för?

Övergripande Informationsvärdering

Det är viktigt att veta vad det är för information som ska levereras till e-arkivet och vilka förutsättningar som gäller för den. Hur värdefull informationen är och vilka behov av återanvändning som finns är också underlag för prioriteringar inför leverans till e-arkivet. Man kan börja med att göra en övergripande undersökning där man identifierar den information som är mest angelägen att leverera till e-arkiv, för att sedan gå djupare för varje verksamhetsområde. Det kan också göras i samband med en uppdatering av dokumenthanteringsplaner. Det är också kopplat till att utarbeta strategier för bevarande av den elektroniska informationen.

Arkivredovisning

Det kan vara lämpligt att fundera över huruvida man ska övergå till verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2008:4, eller fortsätta med befintlig. Ska man införa verksamhetsbaserad arkivredovisning kan det vara ett verktyg för och tillfälle att se över processer och dokumenthanteringsplaner.

Riskanalys

Förutsättningarna ser olika ut i olika organisationer, varför olika risker är olika kritiska. Identifiera risker, värdera påverkansgrad, sannolikheten för att de inträffar samt åtgärder för att hantera riskerna. Detta bör vara ett levande dokument under projektets gång, som ett verktyg för att hantera riskerna.