Inför projektstart
Genomför en behovsanalys inklusive övergripande nulägesanalys. De ska ge en övergripande bild av nuläget och vilka behov som e-arkivet skulle svara mot.
| Innehåll |
|---|
| Inför beslut om projekt |
| Inför projektstart |
| Under projektets gång |
| Inför projektavslut |
Aktiviteter
| Genomför nulägesanalys med fokusområdena | |
|---|---|
| * Informationshantering i verksamheten | |
| * Regler, riktlinjer och lagkrav | |
| * Tekniska krav inkl systemkartläggning | |
| * Övriga verksamhetskrav, e-förvaltning | |
| Nulägesanalysen bör innehålla: | Ansvarig: Beställare |
| Projektplan inklusive aktivitets-, resurs- och tidplan | |
| GAP-analys – var måste insatser till? | |
| Prioriteringar | |
| Avgränsningar | |
| Pilot identifierad | |
| Samverkansmöjligheter | |
| Budget | |
| Genomför informationsvärdering | |
| Övergripande Informationsvärdering | Ansvarig: Verksamhets- o arkivansvarig |
| Fastställ arkivredovisningsmodell | |
| Eventuellt beslut om förändrad arkivredovisning | Ansvarig: Arkivansvarig, kommunledning |
| Genomför riskanalys | |
| Riskanalys | Ansvarig: Beställare |
| Kommunikation och förankring | |
| Enligt kommunikationsplan | Ansvarig: Informations-/kommunikationsansvarig |
Frågor att besvara
Frågor att besvara inför projektstart
Exempel
För hjälp med hur man laddar upp en fil.
Begreppslista
- Informationshantering i verksamheten
- Regler, riktlinjer och lagkrav
- Tekniska förutsättningar och krav
- Övriga verksamhetskrav och krav på behov av e-förvaltning
Vilka "problemområden" finns och vad behöver åtgärdas. Dels för införande, anslutning och leverans till e-arkiv, men även för övergång till digital informationshantering.
- GAP-analys– jämför nuläget med målbild, kartlägg var insatser måste till? Omfattar både informationsförsörjning i verksamheten, regler och riktlinjer, teknik, målgruppsbehov, övriga intressenter m m
- Projektplan inklusive aktivitets-, resurs- och tidplan, projektorganisation
Att tänka på angående projektorganisation;
Väv in den kommande förvaltningsorgansationen i projektet, och om möjligt får dem att delta aktivt i projektarbetet.
Överhuvudtaget är det viktigt att redan i början av projektet påbörja förberedelser för förvaltningsarbetet som startar så snart projektet lämnas över till produktion. ånga aktiviteter i projektet resulterar i produkter som ska säkerställa en hög kvalitet på såväl förvaltning som drift av det framtida e-arkivet; exempelvis förvaltningsrutiner, förvaltningsorganisation, dokumentation av olika slag. Under hela projektets gång bör löpande avstämningar inför den kommande överlämningen till förvaltning göras.
- Prioriteringar
- Avgränsningar
Att tänka på angående avgränsningar;
Se till att definiera och identifiera frågor, behov, krav och områden som inte bör införlivas i e-arkivprojektet, utan hör hemma inom respektive
verksamhetssystemförvaltning, och avgränsa e-arkivprojektet från dessa.
- Pilot identifierad
Att tänka på vid val av pilot:
- vilken information är mest efterfrågad? Välj område där stort engagemang hos verksamhet och övriga målgrupper finns.
- hur mycket förarbete krävs i verksamheten eller inom andra områden? Välj något där goda förutsättningar redan finns
- hitta en "lagom stor" (i omfattning) verksamhet
- vad är mest angeläget att leverera till e-arkivet, ur ett verksamhets- och bevarandeperspektiv, t ex av ekonomiska skäl?
- vilket förefaller vara det svåraste området? Piloten prövar då de flesta fallgroparna
- Samverkansmöjligheter
Att tänka på inför analys av samverkansmöjligheter:
Om det finns intresse av att samarbeta med externa parter (tex andra kommuner eller landsting) så bör omfattning och form för detta undersökas och bestämmas. Det
kan vara allt från samarbete i nätverksform till att bilda en gemensam myndighet. Det finns vissa utredningar gjorda angående samverkan, tex av Sambruk och SKL.
Detta kan vara lämpligt att ta ställning till i ett relativt tidigt skede då det finns många aktiviteter i förarbetet som kan göras gemensamt och lägger grunden
för planeringen av arbetet och kommande e-arkiv.
- Budget och finansiering
Hur ska pilotprojektkostnaderna finanseras? Stor initialkostnad som hela verksamheten gemensamt ansvarar för?
Det är viktigt att veta vad det är för information som ska levereras till e-arkivet och vilka förutsättningar som gäller för den. Hur värdefull informationen är och vilka behov av återanvändning som finns är också underlag för prioriteringar inför leverans till e-arkivet. Man kan börja med att göra en övergripande undersökning där man identifierar den information som är mest angelägen att leverera till e-arkiv, för att sedan gå djupare för varje verksamhetsområde. Det kan också göras i samband med en uppdatering av dokumenthanteringsplaner. Det är också kopplat till att utarbeta strategier för bevarande av den elektroniska informationen.
Det kan vara lämpligt att fundera över huruvida man ska övergå till verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2008:4, eller fortsätta med befintlig. Ska man införa verksamhetsbaserad arkivredovisning kan det vara ett verktyg för och tillfälle att se över processer och dokumenthanteringsplaner.
Förutsättningarna ser olika ut i olika organisationer, varför olika risker är olika kritiska. Identifiera risker, värdera påverkansgrad, sannolikheten för att de inträffar samt åtgärder för att hantera riskerna. Detta bör vara ett levande dokument under projektets gång, som ett verktyg för att hantera riskerna.
