Under projektets gång
| Innehåll |
|---|
| Inför beslut om projekt |
| Inför projektstart |
| Under projektets gång |
| Inför projektavslut |
Aktiviteter
| Definiera strukturella frågor | ||
|---|---|---|
| Lösningsbeskrivning | ||
| Fördjupat arbete med informationshantering och verksamhetsprocesser | ||
| Uppdaterade: | ||
| Dokumenthanteringsplaner | Ansvarig: Arkivansvarig | |
| Bevarandestrategier | ||
| Säkerhetsklassificering | Ansvarig: Arkivansvarig, jurist | |
| Genomför informationssäkerhetsriskanalys | ||
| Riktlinjer för informationssäkerhet och IT-säkerhet | Ansvarig: Jurist, IT-ansvarig, arkivansvarig | |
| Kartlägg befintliga och planerade e-tjänster och verksamhetssystem ur e-arkivsynpunkt | ||
| Verksamhetsarkitektur / tjänstebeskrivningar | Ansvarig: e-förvaltningsansvarig/IT-ansvarig | |
| Systemarkitektur,systemförteckning, systembeskrivningar | Ansvarig: IT-ansvarig | |
| Informationsmodellering och metadataanalys | ||
| Metadataspecifikation per informationstyp | Ansvarig: Verksamheten, arkivarie | |
| Informationsmodeller | Ansvarig: Arkivarie, IT-strateg | |
| Ta fram och fastställ finansieringsmodell för e-arkivet | ||
| Finansieringsmodell | Ansvarig: Kommunledning | |
| Planera inför överlämning till förvaltning | ||
| Förslag till förvaltningsorganisation | Ansvarig: Arkiv- och IT-ansvarig | |
| Utkast till förvaltningsplan inklusive förvaltningsbudget | ||
| Plan för framtida anslutningar | ||
| Anslutningsprocess beskrivning, prel. | ||
| Planera inför acceptanstester | ||
| Användningsfall | Ansvarig: Verksamheten,arkivarie | |
| Kommunikation- och förankring | ||
| Enligt kommunikationsplan | Ansvarig: Kommunikations- informationschef |
Frågor att besvara
Frågor att besvara under projektets gång
Exempel
För hjälp med hur man laddar upp en fil.
Begreppslista
Arbeta med dokumenthanteringsplaner, processplaner för informationen och se över och fastställ ansvar/ägarskap. Se över och fastställ bevarandestrategier För att säkerställa att all information som ska bevaras fångas in och hanteras för bevarande, samt för att se över rutiner i samband med en övergång till digital informationsförvaltning kan man behöva gå igenom verksamhetsprocesser och rutiner. Det kan sedan resultera i processbeskrivningar eller annan form av beskrivning av rutiner och hantering. Det kan också vara underlag för arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplaner. Se till att dokumenthanteringsplanerna genomgående anpassas till den digitala processen . Om man ska övergå till verksamhetsbaserad arkivredovisning kan det vara ett led i det arbetet.
Resultat: Uppdaterade dokumenthanteringsplaner, informationsprocessbeskrivningar, ev verksamhetsbaserad arkivredovisning med dess olika delar (i enlighet med RA-FS 2008:4), bevarandestrategier (RA-FS 2009:1), arkivreglemente, nya arkivkrav på verksamhetssystem, som bör ställas vid upphandling och utveckling av dessa, IT-strategi, e-förvaltningsstrategi mm.
Information som ska levereras till e-arkivet behöver klassas utifrån sekretess och PuL. Undersök om det pågår arbete kring detta i organisationen som kan vara till hjälp.
Resultat: Uppdaterad säkerhetsklassificering, samt säkerhetsklassad information för det område som avgränsats av projektet.
Se över organisationens övergripande informationssäkerhetsarbete, tex genom att göra en informationssäkerhetsriskanalys. Om det inte redan finns kan det vara lämpligt att arbeta fram regler och riktlinjer för informationssäkerheten.
Resultat: Informationssäkerhetsriskanalys med förslag till åtgärder, uppdaterade regler och riktlinjer för informationssäkerhet, uppdaterade regler och riktlinjer för IT-säkerhet
Resultat: Uppdaterad verksamhetsarkitektur, tjänstebeskrivningar, systemarkitektur, systembeskrivningar, systemdokumentation, förvaltningsdokumentation m m
Det måste specificeras vilken metadata som ska medfölja handlingar som levereras till e-arkivet. Där kan det finnas behov både från arkivhåll och verksamhet. Man bör även tänka på andra sökbehov. För vissa informationstyper kommer Riksarkivets FGS:er fungera som grund. FGS:erna är de förvaltningsgemensamma specifikationer som tas fram inom ramen för projekt eArd, e-arkiv och e-diarium på Riksarkivet.
Resultat: Metadataspecifikationer, informationsmodeller
Ska det finnas en budget för e-arkivet som täcker kostnader vid anslutningar av verksamhetssystem från alla förvaltningar, eller ska varje förvaltning täcka dessa kostnader själva? Enligt vilken modell ska kostnaden fördelas ut? Baserat på nyttjat lagringsutrymme, antal användare, antal sökningar eller annan modell?
Resultat: Finansieringsmodell
Använder organisationen någon förvaltningsmodell? Hur tillämpa den på e-arkivförvaltningen? Vilka kompetenser behövs och hur ska roller och befogenheter och ansvar definieras? Här avses både olika verksamhetskompetenser och IT-kompetenser. Vilka gränsytor mot övrig förvaltning inom organisationen? Beskriv förvaltningsprocessen för e-arkiv. Ta fram utkast till en förvaltningsplan som omfattar utvecklingsbehov tex avseende ytterligare anslutningar, på kort och lång sikt. Efter den inledande pilotanslutningen för vald(a) delar av verksamheten, ska e-arkivinförande för övriga verksamhetsdelar planeras. Hur ska det ske, i vilken ordning och när i tiden? Gör även ett första utkast till förvaltningsbudget för inplanerade aktiviteter det första året.
Rutinerna vid leverans till e-arkivet behöver definieras och dokumenteras och det bör finnas en mall för överenskommelse om leverans mellan verksamhet och e-arkiv.
Det är viktigt att säkerställa dokumentationen för e-arkivsystemet; exempelvis erforderlig system-, drift- och användardokumentation arbetas fram under projektets gång. Det är också viktigt att dokumentation för de befintliga system/tjänster inom verksamheten som påverkas av det nu införda e-arkivet också uppdateras.
Det är alltid viktigt att förbereda förvaltningen under ett införandeprojekt, men särskilt viktigt i e-arkivfallet med tanke på ansvaret för bevarande av information, vilket gör det mer långsiktigt än de flesta andra system. Det är därför extra viktigt att säkra exempelvis framtida interna (~ IT-avdelning) resursbehov och infrastrukturbehov om vi köper en produkt. Frågan om framtida skalbarhet är viktig att reda ut oavsett om det är en tjänst eller produkt som upphandlas.
Resultat: Förvaltningsorganisation/förvaltningsmodell, förvaltningsplan inklusive förvaltningsbudget Prel. processbeskrivning/rutin för leveransförfarande, mall för leveransöverenskommelse Uppdaterad systemdokumentation, driftdokumentation, användardokumentation,arkitekturbeskrivningar m m
