Frågor - inför projektstart

Från e-arkiv
Hoppa till: navigering, sök

Frågor att utreda inför start av projekt

  • Nuläge på ett mer detaljerat plan och vilka åtgärder behövs? Utgå från informationen som hanteras, tekniska förutsättningar, regelverk och verksamhet.
  • Vilka regelverk och strategier behöver uppdateras? Tex Arkivreglemente, strategi för bevarande av elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1), och andra som kan vara relevanta tex IT strategier, e-förvaltning, informationssäkerhet, upphandling och utveckling av IT-system mm.
  • Vilken generell kvalitet är det idag på dokumenthanteringsplanerna, vad behöver uppdateras/kompletteras?
  • Vilken information är mest prioriterad för e-arkivering? (arkivperspektiv, användar-/verksamhetsperspektiv mm) Vad kan vara lämplig pilot och hur prioriterar vi tågordning?
  • Finns handlingar som p g a juridiska krav eller andra skäl omöjliggör ett bevarande i elektronisk form?
  • Hur ska underskrifter göras digitalt? Vilka handlingar kräver handskrivna underskrifter? Förändringar möjliga?
  • Hantering av original om handlingar finns både på papper och elektroniskt.
  • Hur ser processen ut, behövs digitalisering av vissa handlingar?
  • Finns digital information som är svår att fånga in och bevara i dagsläget, hur hanteras det?
  • Vilka förutsättningar finns att bibehålla informationens kvaliteter såsom autenticitet och tillförlitlighet?
  • Finns information som har extra höga krav på säkerhet, åtkomst eller behov av "avlastning" eller liknande?
  • Vilka primära verksamhetssystem används och berörs i första hand?
  • Hur ser verksamhetssystemen ut ur IT-mässigt perspektiv? Vilka integrationer påverkas?
  • Vilka informationssäkerhetskrav ställs?
  • Finns planerade IT-förändringar som påverkar hanteringen av informationen?
  • Produkt eller tjänst, vilket passar oss bäst?
  • Om samverkan med andra kommuner kring införande/förvaltning av e-arkiv är aktuellt - hur ska det ske mer konkret? Juridiska förutsättningar och omfattning, ansvar, roller, finansiering, m m?
  • Ska verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2008:4 implementeras? Om ja - planera för detta
  • Börja fundera över e-arkivets roll och funktion gällande tex anslutning- och återsökningsmöjligheter, gallring, ansvar och avgränsningar e-arkiv/levererande verksamheter mm.
  • Avgränsa vilka frågor som hanteras i e-arkivprojektet och vilka som tillhör verksamhetssystemen resp IT-frågor m m. Tydliggör ansvar


Till aktiviteter inför projektstart